Compliance-Lexikon · DSGVO
Loeschkonzept – Praxis
Loeschkonzept wird von Auditoren nicht danach bewertet, ob das Thema bekannt ist, sondern ob eine belastbare, datierte Umsetzung nachweisbar ist. Dieser Artikel zeigt, was konkret vorzubereiten ist.
Was Auditoren konkret prüfen
Der Auditor erwartet keinen theoretischen Idealzustand, sondern einen nachvollziehbaren Prozess mit Verantwortlichkeiten, Fristen und Nachweisen. Existiert ein dokumentiertes Löschkonzept mit definierten Löschfristen für alle wesentlichen Datenkategorien?
Gap-Check
Existiert ein dokumentiertes Löschkonzept mit definierten Löschfristen für alle wesentlichen Datenkategorien?
Häufige Fehler in der Praxis
- Löschfristen sind dokumentiert, werden aber technisch nicht automatisiert umgesetzt
- Backups und Archivsysteme werden im Löschkonzept nicht berücksichtigt
- Konflikt zwischen Löschpflicht und gesetzlicher Aufbewahrungspflicht wird nicht sauber aufgelöst
Praxis-Tipp
Löschfristen ohne technische Umsetzung bleiben Theorie. Eine Fristenmatrix im Dokument nutzt wenig, wenn Daten in der Praxis unbegrenzt in Datenbanken verbleiben.
Konkurrierende Aufbewahrungspflichten
Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (etwa 6 oder 10 Jahre nach HGB und AO) stehen häufig im Spannungsverhältnis zur datenschutzrechtlichen Löschpflicht. Ein gutes Löschkonzept löst diesen Konflikt durch Differenzierung: nur die aufbewahrungspflichtigen Daten werden zurückgehalten, alle übrigen Felder werden gelöscht oder anonymisiert.
Evidence-Anforderungen im Audit
Vorzulegen sind in der Regel: Aktuelles Löschkonzept mit Fristenmatrix je Datenkategorie, Nachweis technischer Umsetzung (automatisierte Löschroutinen), Ausnahmeregelungen für gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Eine strukturierte Ablage dieser Nachweise erspart im Audit-Fall zeitraubende Nachrecherchen.
Nächster Schritt
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Die strategische Einordnung – warum Loeschkonzept über die technische Umsetzung hinaus Bedeutung hat – findet sich auf Ebene 3.